Openbaarheid is een belangrijk uitgangspunt in de verdere ontwikkeling en modernisering van onze informatiehuishouding en vraagt om een duurzame inrichting van processen, systemen en beheer. Daar gaan we ook in 2027 weer mee verder. We gaan de praktische haalbaarheid onderzoeken van software voor goed beheer en beveiliging van informatie. Ook leggen we vast welke applicaties worden gebruikt voor welke processen. We verminderen daarmee dubbele gegevensopslag, we verbeteren de vindbaarheid van informatie en versterken de basis om te voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van openbaarheid en archivering.
We gaan verder met het opschonen van ons documentmanagementsysteem Kiwi en de T-schijf (gedeelde netwerkschijven van medewerkers). Door deze omgevingen structureel op te schonen van verouderde informatie, voorkomen we dat de provincie informatie langer bewaart dan op grond van de Archiefwet is toegestaan. Tegelijk zorgen we ervoor dat informatie die in het archief moet worden opgenomen op de juiste wijze wordt bewaard. Zo werken we stapsgewijs toe naar een informatiehuishouding die openbaarheid beter ondersteunt.
Voor het verbeteren van onze informatiehuishouding is procesgericht werken onmisbaar; we kunnen dan beter zien welke informatie in een proces ontstaat, wie daarvoor verantwoordelijk is en waar die informatie wordt opgeslagen. Daardoor kunnen we informatie beter beheren, terugvinden en tijdig beschikbaar stellen. Dit zijn belangrijke voorwaarden om bijvoorbeeld Woo-verzoeken zorgvuldig en volledig af kunnen handelen of informatie actief openbaar te kunnen maken.
Dat het provinciehuis geen fysieke archieven meer bevat, verwachten we begin 2027 te bereiken (prognose was eind 2026). De resterende papieren dossiers zijn dan bewerkt en overgedragen aan de Groninger Archieven of vernietigd. Documenten die zijn overgebracht naar de Groninger Archieven zijn openbaar.